Dime qué necesitas para teletrabajar y te diré la herramienta digital para lograrlo

por Espacio Mutuo | Mar 23, 2020 | Especial Trabajo en Casa, Nuevas Miradas

Sí, ya lo sabemos: al igual que tú, gran parte de la población mundial se encuentra experimentando diversas formas de cuarentena por el coronavirus, lo cual ha generado situaciones como sacadas de la ciencia ficción.

Y es que las calles y los edificios pueden estar vacíos, pero el ciberespacio está copadísimo. Un aspecto positivo de todo esto es que muchas organizaciones y compañías han debido recurrir a nuevas plataformas tecnológicas para continuar su trabajo, manteniendo así tanto al aislamiento como la producción.

Ya sea para la planificación de un proyecto o una reunión con los clientes, ya existe la herramienta digital que necesitas – todo al alcance de un click.

COMUNICACIÓN

Lo primero es lo primero. De nada sirve tener un equipo completo dedicado al teletrabajo si es que no pueden comunicarse entre ellos mismos.

MICROSOFT TEAMS

Es el centro de trabajo remoto de Microsoft. Entre sus funciones encontramos chatear de manera grupal o individual, crear reuniones por videoconferencia de hasta 10.000 personas, llamar con su sistema telefónico propio y trabajar de manera colaborativa dentro de la Suite Office 365. De esta manera se pueden consultar, compartir y editar documentos de Word, presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo de Excel en tiempo real, entre miembros del equipo. De hecho, Microsoft fue de los primeros en dar el ejemplo durante la actual pandemia, disponiendo de forma gratuita su plataforma, para organizaciones e instituciones educativas (incluso si tu compañía no cuenta con licencia para Teams, ésta será gratis durante los próximos 6 meses).

SLACK

El cada vez más popular Slack se basa en la creación de distintos “canales”, algo así como conversaciones, dentro de los cuales son clasificados tus mensajes y tus emails, de manera que sean más accesibles y fáciles de digerir (su lógica se entiende mejor con dibujos). Disponible para computador y como aplicación móvil, los canales de Slack permiten un flujo de trabajo mejor entre clientes, proveedores y socios, dentro de muchas otras funciones.

ZOOM

Alojada en la nube, Zoom es una herramienta de conferencia remota, la cual permite realizar videollamadas con hasta 1.000 participantes, y mostrándote hasta 49 vídeos en tu pantalla. La página garantiza la interactividad de las reuniones, con funciones como anotaciones colaborativas al compartir pantallas simultáneamente, la capacidad de reclamar la atención levantando la mano virtualmente, y ofreciendo la grabación y transcripción de la conversación completa. Imprescindible para cualquier videoconferencia.

GOOGLE HANGOUT

Esta interfaz sencilla permite videollamadas y chat, al mismo tiempo, además de permitir la incorporación de todos los demás productos del desarrollador Google (tampoco es necesario descargarse ningún complemento). Las llamadas pueden ser privadas o, por el contrario, retransmitirse vía YouTube para quienes no pudieron participar. Esto permite que haya más participantes y que cualquiera pueda hacerle preguntas al interlocutor.

TRABAJO EN EQUIPO

Una cosa es verse las caras, otra cosa es discutir temas en conjunto. Y otra cosa completamente diferente es armar y construir un proyecto desde cero, a la distancia, en equipo. Las siguientes aplicaciones entienden estas diferencias y te ayudarán a conseguir lo que buscas.

MIRO

Se conoce como un «software de colaboración visual». Funciona mediante un lienzo infinito al que se pueden añadir widgets, plantillas u otras herramientas para elaborar brainstormings (lluvias de ideas), talleres, tomas de decisiones y otros elementos, todo en tiempo real y en colaboración con diferentes usuarios conectados. Permite la retroalimentación mediante chat, vídeo y comentarios, además de la integración de otras aplicaciones.

STORMBOARD

Similar a una pizarra virtual, en Stormboard se pueden capturar, organizar, comentar y priorizar ideas, además de apuntes y anotaciones. Permite crear planes y proyectos, asignar tareas a los miembros del equipo, dar feedback, establecer fechas de entrega y objetivos. Para poder colaborar en equipo permite además exportar los documentos generados en formato Microsoft Word, PowerPoint o Excel, facilitando su acceso.

DOODLE

Ponerse de acuerdo en una fecha nunca fue tan fácil. Doodle permite precisamente eso – elegir, a través de una votación online, el momento (día, hora y lugar, si no fuera por la cuarentena) más conveniente y eficiente para realizar algo, ya sea una conferencia remota, una videollamada o lo que sea que requiera a la mayor cantidad de personas del equipo presentes.

ALMACENAMIENTO Y ENVÍO DE ARCHIVOS

¡Todo este teletrabajo necesitará un lugar donde guardarse! Las herramientas de almacenamiento ofrecen espacio, flexibilidad y mucho, mucho más.

DROPBOX

Un clásico en su categoría. Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea, entre varios dispositivos y compartirlos con otros usuarios. Permite compartir todo tipo de contenido desde listas de verificación, tablas, gif animados, emoticonos, archivos, enlaces o incluso clips de SoundCloud y enlaces de YouTube. Otra de sus características interesantes son sus plantillas, creadas específicamente para procesos como lluvias de ideas, actas de reuniones o planes de gestión de proyectos.

GOOGLE DRIVE

Consiste en un gestor de almacenamiento en la nube que permite guardar cualquier archivo (como documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros elementos), compartirlos con otros usuarios y que estos puedan verlos, descargarlos y trabajar en ellos sin necesidad de enviar adjuntos por correo electrónico. Su principal fortaleza es que permite el trabajo colaborativo simultáneo – sí, puedes ver en tiempo real lo que anota tu colega.

IWORK

La suite de Apple que permite sincronizar Pages, Numbers y Keynote con iCloud, entregando una solución para ver y editar documentos desde el navegador web de los equipos que usan dispositivos de la marca (iPhone, iPad, Mac) o desde PC.

ONE DRIVE

Almacenamiento en la nube de archivos de Microsoft, que permite además compartirlos con los miembros de un equipo y colaborar en tiempo real en su elaboración con la suite Office 365. Todo funciona mediante vínculos que se pueden compartir por correo electrónico, mensaje de texto, iMessage o Facebook.

WETRANSFER

Servicio orienado a la transferencia de archivos de gran tamaño vía online. Funciona de modo muy simple, a través de arrastrar el contenido que queremos enviar y completar un formulario: destinatario, remitente, mensaje… Permite incluso proteger los archivos con una contraseña.

GESTIÓN DE TAREAS Y PROYECTOS

Cuando los equipos y las tareas se vuelven más grandes y complejos, se agradece que existan plataformas que nos ayudan a organizarlas y distribuirlas eficientemente con los colaboradores.

TRELLO

Se trata de un atractivo organizador de tareas en equipo, que opera a través de distintos tableros en que se organizan y priorizan proyectos de forma flexible. Cada tarea se estructura en una tarjeta que a su vez permite adjuntar listas, enlaces, contenidos y fechas de vencimiento, así como clasificarlas con etiquetas y mencionar a los miembros implicados en cada una.

MONDAY

Es un centro de trabajo virtual, que opera a través de una vista panorámica de todos los procesos que hay que realizar. Incluye la realización de tareas de forma automática y fusionar plantillas según las necesidades de cada empleado. Su sistema permite la integración con varias otras herramientas, haciendo posible centralizar procesos, coordinar objetivos, asignar recursos y establecer prioridades de manera sencilla entre los miembros del equipo.

… Y TODO LO DEMÁS

¿De qué sirve toda esta tecnología y trabajo duro si uno no puede, además, divertirse y ser creativo?

KAHOOT

La manera más simple de mejorar cualquier presentación y transformarla en todo un evento es Kahoot: en base a una mentalidad de juego, la aplicación busca comunicar y transmitir un mensaje de forma interactiva y dinámica, mediante juegos en tiempo real que involucran a la audiencia (y la mantienen despierta).

MENTIMETER

Este software de origen suizo permite realizar presentaciones interactivas a través de la formación de quizzes, los cuales son respondidos por toda la audiencia simultáneamente (desde sus celulares, así de simple). Los resultados a las preguntas son trabajados de forma inmediata y expuestos dentro de la misma presentación en formato de tablas y gráficos (manteniendo siempre el anonimato, por supuesto), permitiendo no solo el análisis rápido de los datos, sino que también la distensión del ambiente.