Ni pijama ni multitasking: las claves para una reunión virtual productiva

por Espacio Mutuo | Mar 23, 2020 | El Valor de Vincularse, Especial Trabajo en Casa

Uno de los aspectos positivos que ha traído esta crisis mundial del Coronavirus es que ha impulsado a muchas personas y compañías a salir de su zona de confort, y experimentar modernas maneras de llevar sus relaciones y negocios.

Sabíamos del gran avance de las comunicaciones y de las oportunidades que ofrecía la tecnología, pero eran sólo unos pocos quienes recurrían a estos servicios a menudo. Hoy, para bien y para mal, el panorama ha cambiado – con gran parte de la población en cuarentena, hemos tenido que probar nuevas alternativas para continuar trabajando.

Las reuniones por videollamada se han vuelto de lo más populares este último tiempo. Útiles tanto con el equipo propio o con clientes, parecen una idea eficiente y cómoda, pero en la práctica hay una serie de consideraciones que hay que tener para garantizar una experiencia fluida y, sobre todo, productiva.

OFICINA EN CASA

Sabemos que éstas son circunstancias excepcionales y todo es más o menos improvisado, pero las apariencias importan – y mucho.

1. Elige un lugar con buena iluminación para realizar la videollamada, de manera que los demás puedan verte de forma nítida y clara (evita situarte con una fuente de luz en tu espalda, pues te verás como una sombra).

2. Necesitarás una superficie plana y estable para apoyar tu dispositivo. No, tus piernas no son un buen lugar. ¿Hablarías con tu jefe sentado en su regazo? No, ¿verdad?

3. Evita distracciones en el fondo, tales como adornos o decoraciones que llamen demasiado la atención. Existen herramientas de videoconferencia que te permiten difuminar el fondo, o sustituirlo por uno de mentira (si este es el caso, mantengámonos profesionales, nada de fondos espaciales ni selvas amazónicas, por favor).

NO TE RELAJES DEMASIADO

1. Intenta mantener la misma rutina de siempre, como si siguieras yendo a trabajar a la oficina. La imagen de la empresa debe mantenerse incluso desde casa.

2. Atender la llamada en pijama está prohibido (y dúchate siempre, aunque creas que no se nota).

3. No uses colores llamativos que distraigan, ni tampoco colores que se mimeticen con el fondo y te hagan desaparecer en cámara.

4. Evita usar accesorios como pulseras y collares que puedan generar movimientos incómodos o ruidos molestos.

NO MOLESTAR

Lo más probable en esta época de cuarentena por Coronavirus, en una videollamada con varias personas, todos estén comunicándose desde sus hogares – con su familia o compañeros de vivienda, quizás hasta mascotas incluidas, por lo que vale que tomes algunas precauciones:

1. Comunica que tienes una reunión importante a quienes te rodean, por lo que necesitas silencio por unos minutos. Así también evitarás interrupciones.

2. Controla las interrupciones que están en tus manos. Desactiva las notificaciones de tu celular para no perder el hilo de la reunión y silencia tu computador para evitar sonidos y alertas inesperadas.

3. Si en tu casa hay mucho ruido exterior, ya sea una calle bulliciosa o una construcción cercana, será necesario que uses audífonos. Aquellos de estilo “manos libres” incluyen también un micrófono, aislando el ruido de ambiente y transmitiendo mejor tu voz.

CIBERTECNOLOGÍA Y CIBERSEGURIDAD

Para este nuevo cibermundo, se requieren cibermedidas especiales. Cualquiera sea la plataforma que uses – Skype, Microsoft Teams, Zoom, Google Hangouts – debes asegurarte antes que todo funcione correctamente.

1. La conexión de internet es primordial; también debes conocer la plataforma para saber cómo usarla; prueba la webcam y el micrófono para evitar desperfectos.

2. Realiza una prueba técnica antes de comenzar y comprueba que todo funcione bien, sobre todo si se trata de una reunión importante con un cliente, por ejemplo.

3. Por prevención, chequea que el software seleccionado para la reunión cifre todas las transferencias de archivos, mensajes instantáneos y conversaciones de voz.

4. De la misma forma, asegúrate, antes que comience la videollamada, que todo el equipo posea los permisos para acceder a la plataforma – no solo te ahorrarás tiempo, sino que también evitarás infracciones de seguridad.

ETIQUETA VIRTUAL

Los códigos sociales cambian en una reunión presencial versus una virtual.

1. Perder el hilo de la conversación es mucho más fácil cuando hablas con una pantalla. Por lo mismo, toma nota de las conclusiones y de lo que se va diciendo.

2. ¡No hagas multitasking! Lo entendemos, estás en tu casa y la tentación de hacer varias cosas a la vez es alta, pero esto no sólo hará que tú te desconcentres de la reunión, sino que también el resto del equipo.

3. Fijen objetivos claros y respeten el horario de término. Las dificultades técnicas (y, en general, lo divertido de la situación) pueden desviar la reunión de su propósito y alargarla.

4. Practica la escucha activa. Intenta no interrumpir a quien esté hablando, y no mantengas conversaciones paralelas. Esto sólo generará un bullicio extra y confusión innecesaria.