Antes de la pandemia los procesos de capacitación en las empresas se organizaban de forma presencial a través de congresos, charlas y reuniones, de igual forma que los cursos de capacitación para prevenir riesgos. Sin embargo, al igual que muchos otros aspectos de la vida laboral, el covid-19 ha transformado los métodos que utilizan las organizaciones para transmitir conocimientos y habilidades a sus trabajadores, siendo esencial hoy en día el uso de plataformas virtuales y capacitación remota.

“La pandemia nos ha obligado a cambiar, de un día para otro y sin previo aviso, la forma que teníamos de hacer las cosas”, señala Francisco Torres, director de Staffing & Outsourcing de Randstad. 

“Si trasladamos esta realidad al mundo del empleo, específicamente a la organización y coordinación de convenciones, congresos y jornadas de capacitación, evidentemente la crisis está teniendo un impacto directo en este tipo de eventos, ya que dejan de ser presenciales y pasarán a desarrollarse en entornos completamente virtuales, incluso una vez que la emergencia haya finalizado”, añade.

Hoy en día la necesidad de capacitación está mucho más latente que antes. Debido a la emergencia sanitaria y la necesidad de generar un rápido aprendizaje de nuevas rutinas y procesos para la prevención de contagio del virus, así como la adopción de herramientas para poder teletrabajar y liderar tareas remotas. Se ha acelerado la transformación digital en las empresas, y se ha vuelto una prioridad formar y capacitar a trabajadores que hasta ahora se habían mantenido alejados del mundo digital. 

Mayor alcance y tiempos de aprendizaje flexible: Principales ventajas 

Varias organizaciones y empresas que llevan la delantera en capacitación a distancia están generando buenas prácticas y logrando importantes resultados con esta nueva modalidad. 

Una de ellas es la Universidad de la Frontera. “Actualmente la mayoría de los colaboradores se encuentran realizando trabajo a distancia, es por ello que hemos fortalecido la modalidad de capacitación online, tanto de actividades sincrónicas como asincrónicas”, señala Katipza Yaksic, coordinadora de Prevención de Riesgos en la casa de estudios. 

La modalidad virtual ha traído distintas ventajas al plantel. “Podemos destacar que nos ha permitido llegar a un número mayor de colaboradores. Los cursos asincrónicos permiten avanzar de acuerdo a la disponibilidad de tiempo y horario individual. Las actividades sincrónicas favorecen la interacción con los relatores y compañeros de trabajo, generando dinámicas que han enriquecido notablemente los procesos de aprendizaje”, destaca Katipza. 

Adicionalmente, la coordinadora de Prevención de Riesgos añade que, durante el período de distanciamiento social, las actividades de capacitación online han sido “una oportunidad de reencuentro con colegas de otras áreas, fortaleciendo nuestro sentido de comunidad universitaria”.

Otra organización que ha aprovechado las ventajas de la capacitación digital ha sido Viña Montes. “No cabe duda que uno de los mayores aprendizajes que ha traído la capacitación remota es entender que existen muchas alternativas para hacer una misma cosa, como es en este caso capacitar”, señala Jaime Silva, encargado Departamento Prevención de Riesgos de Viña Montes. 

Entre los beneficios destaca “el poder realizar capacitaciones adaptándose a los tiempos de cada área, permitiendo que cada persona autogestione sus horarios, permite flexibilidad, ahorro en tiempo de traslados y llegada a más personas a la vez. Por otra parte, como empresa esta modalidad nos ha ayudado con la continuidad de nuestro negocio, fomentando de mejor forma nuestras distintas redes aprovechando todo el potencial que estas tienen hoy en día”. 

Claves para lograr una capacitación online efectiva 

Sin embargo, implementar la capacitación a través de plataformas virtuales tiene sus propias dificultades. Uno de los mayores desafíos en ese sentido es que no todas las personas se desenvuelven fácilmente en temas digitales, por lo que asegurar que todos los trabajadores puedan acceder a ese conocimiento es fundamental. 

«En muchas áreas nos encontramos con la barrera del desconocimiento de estas herramientas tecnológicas. Por consiguiente, hemos tenido un doble desafío de capacitar en el uso de estas y en los temas que han tomado relevancia en este año”, señala Jaime Silva de Viña Montes. “Uno de los apoyos fundamentales con los que hemos contado como empresa es Mutual de Seguridad que constantemente a través de sus asesores y plataformas nos ha estado orientando en cómo desarrollar este tipo de capacitaciones de forma correcta y eficaz”, añade. 

La tienda FamilyShop es otra empresa que desde que comenzó la pandemia ha logrado rápidamente implementar la capacitación a distancia. Durante el proceso descubrieron algunos aprendizajes para lograr que este cambio sea positivo para los trabajadores y cumpla su objetivo. 

“Si tuviésemos que destacar cinco claves que nos han sido efectivas serían: Establecer normas de convivencia y atención desde un comienzo, limitar el número de participantes, preparar capacitaciones concisas y concretas, disponer de estrategias para captar la atención del interlocutor de forma continua y contar con el apoyo de un ayudante o moderador para administrar consultas”, señala Jaime Expósito, gerente de Recursos Humanos. 

En el caso de Sercomed, contact center especializado en la industria de la salud, la capacitación online comenzó de forma 100% online desde marzo. Florencia Urenda, gerenta general de la empresa asegura que “uno de los principales aprendizajes ha sido romper paradigmas sobre las capacitaciones virtuales ya que si estas son planificadas de forma correcta tanto en tópicos como en formato pueden llegar incluso a ser más efectivas que las presenciales”. 

“Actualmente nos encontramos mejorando día a día en este nuevo formato, el cual estamos convencidos, que no volverá a ser en su totalidad presencial sino más bien un mix de ambas considerando la importancia de la capacitación práctica”, destaca la gerenta general de Sercomed. 

Prevención y salud mental: Los temas más importantes 

Actualmente la prevención frente al covid-19 y las precauciones que habrá que tomar una vez que se regrese al trabajo presencial son los principales temas que están abordando las empresas en sus capacitaciones. 

El director de Staffing & Outsourcing de Randstad, Francisco Torres señala que esto “no solo es importante, sino que debe ser una prioridad. No hay que olvidar que para volver a operar, las empresas están desarrollando planes de retorno que deben ir en línea con lo estipulado por la autoridad sanitaria, contemplando así nuevas políticas, procedimientos y reglas para cumplir con la ley y resguardar la salud de todos. Por lo tanto, antes y después del regreso, es fundamental realizar capacitaciones para que todos los colaboradores comprendan e interioricen los protocolos que se han puesto en marcha”. 

Adicionalmente a las medidas de prevención, las empresas también están enfocándose en aspectos como la salud mental, la prevención del estrés, técnicas para el trabajo a distancia, liderazgo en tiempos de crisis, y distintas habilidades relacionales, como la empatía y el manejo de conflictos.