A finales del año pasado, un tuit que se hizo viral causó furor en las redes sociales: “Otro día de mirar la pantalla grande mientras reviso mi pantalla pequeña, como recompensa por haber mirado la pantalla mediana durante toda la semana”, escribió la usuaria llamada Delia Cai. 

El éxito que tuvo el mensaje se debió a las miles de personas alrededor del mundo que se identificaron. A más de un año del comienzo de la pandemia, continuamos pegados a nuestras pantallas. Y ya no sólo se trata de Instagram, Facebook y Twitter – a medida que el teletrabajo se instala en nuestras vidas, dependemos por completo de nuestras herramientas digitales para mantenernos en contacto con el resto. 

La naturaleza virtual de nuestro día a día ha generado una preocupación por el aumento de “intensidad digital”: ya no sólo se trata de usar cada vez más herramientas digitales para trabajar, sino de utilizar cada vez más herramientas digitales para trabajar más. 

EL ALZA CONTINÚA

Una nueva encuesta de Microsoft siguió los hábitos de más de 30.000 usuarios en 31 países durante el último año, y los resultados son alarmantes. “La gente dedica un 148% más de minutos a las reuniones semanales en Teams”, dice Jared Spataro, vicepresidente corporativo de Microsoft. “Un usuario promedio envía un 42% más de chats fuera del horario de atención y un 200% más de chats los fines de semana. Nuestros clientes recibieron 40 mil millones de correos electrónicos más en febrero de 2021 que en febrero de 2020”, concluyó. 

Los números confirman además la experiencia personal de Spataro (y de tantas otras personas). Sin duda, los equipos de trabajo están pasando más tiempo que antes frente a sus pantallas. Los empleados y empleadas, dice, asisten a más y más reuniones -a veces innecesariamente- sólo para demostrar que están presentes y comprometidos. Spataro también admite que ha tenido “más reuniones íntimas, uno a uno, que en toda su vida”, algo que atribuye a «un principio básico: los humanos anhelan la conexión».

Todo este tiempo conectado está creando una carga cognitiva que es difícil para nuestro cerebro. Hay algunas soluciones a corto plazo que pueden ayudar a aliviar esta intensidad digital, pero el problema también está impulsando una conversación más amplia sobre cómo debería verse la comunicación -y nuestros trabajos en general- en un mundo laboral completamente nuevo.

LA EXPLICACIÓN… Y POR QUÉ ES IGUAL DE PREOCUPANTE

Por supuesto, tiene sentido que el cambio al trabajo remoto haya significado más tiempo frente a las pantallas: las reuniones solían tener lugar en persona –ahora, nuestra única opción es la interacción virtual.

Pero eso no quiere decir que otros datos del estudio no sean preocupantes. El informe también mostró que la jornada laboral se ha alargado una hora en muchos países, y la reunión promedio es 10 minutos más larga.

“El exceso de trabajo es real”, dice Kate Lister, presidente de Global Workplace Analytics. “Y se debe a que la pantalla está frente a ti, todo el tiempo. No tienes las señales sociales que tenías en la oficina para levantarte e ir a almorzar o para irse al final del día, así que simplemente sigues trabajando”, explica.

Alimentar nuestras horas de trabajo hasta que sean más largas es la razón por la que estamos bombardeando con más mensajes a nuestros colegas, enviando más correos electrónicos y programando aún más reuniones para reemplazar las interacciones que, antes, teníamos en los pasillos o desde nuestros escritorios. 

EL EFECTO CEREBRAL

Si bien antes de la pandemia podríamos haber dejado de lado nuestras plataformas digitales para organizar una reunión de equipo en persona, una pausa para el almuerzo o un descanso diario, ahora estas herramientas en línea son compañeros constantes. Variar entre ellos -pasar de Gmail a Google y luego a WhatsApp, por ejemplo- pone aún más a prueba nuestros procesos cognitivos. Añade las constantes videollamadas y las cosas empeorarán aún más.

“En la vida real, nuestros cerebros no están conectados para ver una imagen plana de una persona en una cuadrícula», dice el Dr. Michael Bohan, director del Laboratorio de Ingeniería de Factores Humanos de Microsoft. “Los cerebros están conectados con el mundo real y están diseñados para usar señales corporales y todas estas otras cosas sutiles para procesar y comunicarse”.

Durante una reunión virtual, con múltiples participantes en pequeñas cajas, nuestro cerebro intenta procesar a cada participante individualmente, escuchar, comprender y captar señales visuales. Incluso antes de que empieces a intentar concentrarte en el tema central de la reunión, tu cerebro está trabajando horas extras. «Es posible que no te des cuenta conscientemente», dice Bohan, «pero trabajar en una pantalla pone esta enorme sobrecarga cognitiva en tu cerebro».

ONDAS ALPHA Y ONDAS BETAS

Cuantas más reuniones hay, peor se pone. En un estudio, Bohan y su equipo de investigación observaron la actividad cerebral de las personas durante una serie de reuniones virtuales simuladas. Hicieron un seguimiento de la frecuencia con la que los participantes producían ondas alfa, que aparecen en los cerebros en reposo, y ondas beta, que aparecen cuando el cerebro está trabajando arduamente. Lo que vieron fue una serie casi interminable de ondas beta en el transcurso de un día de reuniones. “Al final del día, esa acumulación de ondas beta se asoció fuertemente con que la gente se sintiera agotada y ansiosa”, dice Bohan.

Sin embargo, las reuniones no son el único problema. Tu cerebro produce ondas beta cada vez que procesas mucha información a la vez –en otras palabras, casi siempre que estás mirando una pantalla. Y después de un período de producción sostenida de ondas beta, el procesamiento de tu cerebro comienza a ralentizarse. Cuanto más intentes esforzarte para hacer todo el trabajo, más difícil será hacerlo.

¿EL SECRETO? DESCANSOS DE 10 MINUTOS

La buena noticia es que algo tan simple como un descanso de 10 minutos -si se usa correctamente- puede ayudar a mitigar los efectos de la intensidad digital. Romper largos períodos de reuniones o de trabajo en pantalla puede ayudar con la acumulación de ondas beta.

“Si te das un descanso y haces algo como meditar, leer, dibujar, hacer garabatos, cualquier cosa que convierta tu cerebro en algo más relajante”, dice Bohan, “comenzarás a producir ondas alfa”. Después del descanso, estarás más comprometido y concentrado. Tomar descansos te permite restablecer y mantener una mejor salud cerebral durante el día. 

Tomarse una pausa parece un lujo cuando tienes una abarrotada carga laboral, pero no sólo le hace bien a tu cerebro – también puede hacerte más productivo. “Hemos entrado en una nueva era”, dice Spataro. “Necesitamos nuevos hábitos, nuevas prácticas, nuevos conocimientos culturales. Necesitamos aprender nuevas habilidades y patrones, y crear nuevas normas culturales «. 

En lugar de ver a los trabajadores como «robots en una fábrica», deberíamos estar construyendo una nueva cultura que vea a los trabajadores como «atletas de élite». “Todo lo que sabemos sobre el entrenamiento de alto rendimiento aplica: necesitamos sesiones intensas de trabajo, luego recuperación. Y la recuperación es igual de esencial”, explica. 

LA RESPONSABILIDAD DE LAS EMPRESAS

Para reducir el exceso de trabajo, Lister dice que las empresas deben comunicar claramente las políticas y expectativas a los trabajadores y trabajadoras. “Algunas personas trabajan mejor a las 3 de la mañana, pero si recibo un correo de mi gerente a las 3 am y no lo leo hasta las 8 am, me sentiré como si estuviera detrás de la curva”, dice. «Las empresas deben ser intencionales al decir: ‘No se espera que responda ese correo electrónico a las 3 de la mañana'».

Pero debe evitarse la micro-gestión, añade Lister. La “gestión por presencia”, como ella lo llama, es lo que lleva a las personas a pasar demasiado tiempo en videollamadas y chats, que sufren de intensidad digital. Poner fin al presentismo significa crear una cultura en la que los trabajadores sepan que pueden -y deben- desconectarse.

Encontrar nuevas formas de conectarse con nuestros colegas y reducir la cantidad de reuniones diarias, correos electrónicos y registros virtuales hará más que disminuir la carga digital. También allanará el camino para un lugar de trabajo nuevo después de una pandemia, que la mayoría espera que sea un híbrido de lo antiguo y lo nuevo.

“Necesitamos analizar cada proceso”, dice Lister. “Y preguntarnos: ¿por qué estamos haciendo esto? ¿Hay alguna forma de hacer esto de manera más efectiva? No repitamos virtualmente lo que siempre hemos hecho. Averigüemos cómo hacerlo mejor”, concluye.

Por Equipo Espacio Mutuo

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