El pasado 30 de abril, el Poder Ejecutivo publicó en el Diario Oficial la Ley N° 21.327 sobre Modernización de la Dirección del Trabajo (DT), incorporando una serie de modificaciones al Código del Trabajo.

¿Cuál es el contenido de dicha ley y cómo impacta en la gestión de las empresas?

Dentro de las principales modificaciones al Código del Trabajo, cabe destacar:

1) Registro electrónico obligatorio de la documentación laboral. Se establece la obligación del empleador de registrar –en el sitio web de la DT–, los contratos de trabajo, ello dentro de los 15 días siguientes a su celebración. Asimismo, el empleador tendrá el plazo de 1 año, contado desde la publicación de esta ley en el Diario Oficial, para cumplir con este deber de registro respecto a los contratos de trabajo que hubiere celebrado con anterioridad a la fecha de entrada en vigencia de la ley, siempre que a la fecha del registro dicho contrato se encontrare vigente. 

Adicionalmente, se fija la obligación de registrar las terminaciones de los contratos de trabajo dentro de los plazos previstos para el envío de las copias de las comunicaciones de terminación de contrato a la DT, y dentro del plazo de los 10 días hábiles siguientes a la separación del trabajador en los casos de término por mutuo acuerdo, renuncia o fallecimiento del trabajador. Además, se reconoce la obligación del empleador de, al momento de registrar el contrato de trabajo, indicar las estipulaciones pactadas y, al término del mismo, informar su fecha de finalización y la causal invocada.

De igual manera, un Reglamento dictado por el Ministerio del Trabajo deberá determinar los datos y la documentación que los empleadores deberán mantener obligatoriamente en el referido sitio, debiendo todo empleador –además–, mantener registrada en dicho sitio una dirección de correo electrónico, la cual se considerará vigente para todos los efectos legales.

Por lo tanto, en virtud a esta ley, el disponer de la documentación laboral en formato electrónico será uno de los aspectos fundamentales a tener en consideración por los empleadores a la hora de contratar a un trabajador.

2) Nuevas estipulaciones en el contrato de trabajo. Se reconocen nuevas estipulaciones mínimas que deberá contener el contrato de trabajo, debiendo quedar establecido el domicilio y la dirección de correo electrónico de ambas partes contratantes, si tuvieren. Esto busca contar con una herramienta donde las partes puedan dirigir formalmente sus comunicaciones.

3) Modalidad de pago de la remuneración. En atención a una práctica que –hoy en día–, ya se encuentra generalizada en la mayoría de las empresas en cuanto a la forma de pago de las remuneraciones de sus trabajadores, se reconoce la posibilidad de pactar –a solicitud del trabajador–, que su remuneración pueda ser pagada a través de transferencia electrónica a su cuenta bancaria.

4) Fiscalización administrativa. Con motivo de la modernización electrónica y para hacer eficiente sus labores, se consagra la posibilidad de la DT de acceder a toda la documentación obligatoria laboral y de seguridad social de los empleadores y empresas que conste electrónicamente en su sitio web. Junto con lo anterior, la DT deberá disponer de un sistema electrónico para la tramitación y seguimiento de las denuncias, procesos de fiscalización, solicitudes de pronunciamiento y consultas que tengan los usuarios respecto de trámites o procesos en curso de los cuales sean parte.  

5) Nueva regulación de la unidad económica o multirut. Se agrega una nueva regulación en cuanto a las acciones judiciales derivadas de la solicitud de declaración de unidad económica (o ‘multirut’), señalándose que en caso que las situaciones que dieron pie a la declaración de unidad económica se hubieren modificado sustancialmente con posterioridad a dicha declaración, y siempre que hubieren transcurrido –a lo menos–, dos años desde que la sentencia que efectuó tal declaración hubiere quedado firme y ejecutoriada, se podrá solicitar ante el Juzgado del Trabajo el término de la calificación de las empresas como un solo empleador para efectos laborales y previsionales. 

No obstante, también se reconoce la posibilidad de solicitar el término de la calificación de dichas empresas como un único empleador para efectos laborales y previsionales antes de cumplido el plazo de 2 años, si el cambio en las condiciones se basa en el hecho de que una de las empresas comprendidas en tal declaración hubiere cambiado de dueño y ya no existiese entre ellas un controlador común.

6) Distinción entre las micro y pequeñas empresas en los rangos de los montos de multas. Con el propósito de no castigar tan fuerte a las microempresas que incumplan la normativa laboral y de seguridad social, se hace una distinción entre la micro y pequeña empresa para efectos de fijar el rango de multas que deberán aplicárseles en caso de infringir las normas del Código del Trabajo que no tengan una sanción especial. 

Así, para el caso de las microempresas, estas podrán ser sancionadas con multas de 1 a 5 UTM, mientras para las pequeñas empresas el rango va de 1 a 10 UTM.

7) Prevalencia de las notificaciones electrónicas. Se fija –como regla general–, que las notificaciones, citaciones y comunicaciones legales que realice la DT deberán efectuarse mediante correo electrónico. Para estos efectos, cada empleador, trabajador, organización sindical, director sindical y/o cualquier otra persona o entidad que se relacione con la DT deberá registrar un correo electrónico u otro medio digital donde deban practicarse tales. Dichas notificaciones, citaciones y comunicaciones producirán pleno efecto legal y se entenderán practicadas al tercer día hábil contado desde la fecha de la emisión del respectivo correo. Como se aprecia, se le otorga una importancia preponderante al sistema de comunicación vía correo electrónico entre los particulares y la DT. 

8) Posibilidad de establecer un nuevo sistema de turnos para los funcionarios de la DT. Con el propósito de hacer más eficiente la labor de los funcionarios de la DT y de solucionar oportunamente los requerimientos de los particulares, se reconoce la facultad del Director del Trabajo de disponer de un sistema de turnos entre el personal de su Servicio, consistente en el desempeño de sus funciones en horarios total o parcialmente diferentes al habitual, pudiendo –incluso–, ser de noche y en días sábados, domingos o festivos, cuando la atención de usuarios y la fiscalización así lo requieran. 

9) Apoyo a las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES). Atendido el rol preponderante que tienen –en múltiples ámbitos–, las micro, pequeñas y medianas empresas, se ordena la creación al interior de la DT de una ‘Unidad de Atención a la Micro, Pequeña y Mediana Empresa’, cuya función será el gestionar las necesidades y requerimientos de este tipo de empresas, ello con el objetivo de promover y facilitar su cumplimiento de la normativa laboral y de seguridad social.

10) Entrada en vigencia de la ley y disposiciones transitorias. Esta ley establece que entrará en vigencia a contar del primer día del 6° mes contado desde la fecha de su publicación en el Diario Oficia, es decir, desde el 1° de octubre próximo.

Asimismo, se establece que el reglamento referido a los datos y documentación que los empleadores deberán mantener obligatoriamente en el sitio de la DT, deberá dictarse dentro del plazo de 90 días siguientes a la fecha de publicación de esta ley en el Diario Oficial.

Esta ley significará un cambio rotundo y preponderante en la forma de gestionar la documentación laboral que tienen –hasta hoy en día– la mayoría de las empresas de nuestro país, buscándose adoptar un sistema electrónico que permita contar con dicha documentación en línea y a disposición constante de la autoridad administrativa (DT), junto con un cambio en el paradigma en la forma de comunicación que se tendrá con dicho Servicio.

Finalmente, es importante destacar que se reconoce al correo electrónico como una herramienta válida de notificación, citación y comunicaciones, razón por la cual los empleadores deberán tener una especial preocupación en mantener constantemente actualizada y en vigencia la casilla de correo electrónico que figure ante dicha repartición pública como canal de comunicación, así como en la determinación respecto a qué trabajador(es) de la empresa manejaran dicha cuenta y tendrá(n) acceso a ella.

Felipe Neira | Asociado | Albagli Zaliasnik