Trabajo en los tiempos del Coronavirus: 8 estrategias para volver tu empresa “remota”

por Espacio Mutuo | Mar 23, 2020 | Empresas que cambian, Especial Trabajo en Casa

Llevábamos mucho tiempo hablando sobre los beneficios de la tecnología, del milagro de Internet, de la revolución de las comunicaciones. Y, sin embargo, a pesar de la constante admiración de los avances que esta Era Digital nos ha traído, nadie estaba preparado para lo que nos toca vivir ahora.

El COVID-19 se ha convertido en cierto modo en el empujón que necesitábamos.

Si hay un lado positivo de la actual pandemia y de la cuarentena forzada que ésta ha provocado, probablemente sea la necesidad de las empresas de abrirse a las alternativas más novedosas que la tecnología tiene para ofrecer, y descubrir así métodos más eficientes para continuar el trabajo, a la distancia.

Y es que la alerta sanitaria requiere medidas extremas: “Ayer, cambiamos nuestra empresa a un equipo totalmente remoto en respuesta a la amenaza COVID-19. Ahora soy el CEO de una compañía donde veo cero personas en mi equipo. Todos los días», explica Marten Mickos, a cargo de la compañía HackerOne, convertido en uno de los líderes empresariales que han decidido tomar acción y proteger a sus empleados – todo mediante el teletrabajo.

A continuación, te entregamos las técnicas y consejos que Mickos siguió para mantener a una comunidad de 600.000 empleados trabajando desde sus casas.

PARTE DESDE ARRIBA

Cuando la compañía vea que su director ejecutivo se ha convertido totalmente remoto y digital, estarán listos para seguirle. El líder de la organización debe ser el ejemplo, estando presente en diversas plataformas online y comunicándose proactivamente con su equipo. También debe ser consecuente – si bien la cuarentena en sí ya es una medida de protección, los y las jefas deben velar por proteger la salud mental de los y las empleadas, respetando los horarios adecuados y evitando el exceso de trabajo.

VOLVER A LAS RAÍCES

Es una herramienta de coordinación: cuando los empleados tienen una visión en común, de la cual todos se sienten parte, es más fácil alinearse sin importar la ubicación de cada uno. Así que parte por ahí – refuerza la misión, el propósito y los valores de la empresa, escribe por qué existe la compañía y qué pretende lograr, y desarrolla metas y objetivos tan detallados como sea posible.

NO HUYAS DEL FUEGO

La confianza es esencial, sobre todo al momento de intentar formar una cultura empresarial digital. Secretos, intriga u objetivos ocultos anularán cualquier intento de cercanía y unión online. El líder debe mostrarse auténtico y abierto en todo canal de comunicación – cortés y diplomático, pero también compasivo: no te escondas de los temas complicados e incómodos que tus empleados pueden traer a la mesa. “Cuando salgan asuntos sensibles, corre hacia el fuego, no huyas de él”, escribe Mickos. “Tu equipo manifestará los mismos ideales que tú”.

PROMUEVE UNA CULTURA EMPRESARIAL (DIGITAL)

La cultura empresarial y las relaciones interpersonales de una compañía surgen espontáneamente en la oficina, el espacio físico, mientras que las decisiones laborales ocurren en su mayoría en la nube, el espacio digital. Al convertir tu empresa al teletrabajo, debes buscar nuevas maneras de expresar esa cultura: chistes, celebraciones, felicitaciones, comunidad, familia – detrás de cada trabajador profesional habita un ser humano, que también necesita atención. Todos estos detalles también deben ser transportados al mundo digital, de manera que simule estos encuentros de distensión y espontaneidad.

USA LAS HERRAMIENTAS ADECUADAS, Y ÚSALAS TODO EL TIEMPO

La comunicación es fundamental, y las vías son infinitas: mensajes de texto, los clásicos email, videoconferencias y chats de grupo son solo algunos de los métodos que puedes elegir. Mientras algunas organizaciones seleccionan una única plataforma para sostener toda comunicación y trabajo, a modo de mantener el orden, para Marten Mickos, la clave del éxito está en la flexibilidad: “Deja que cada persona use lo que más le acomode, para facilitar la discusión. Si es necesario, copia y pega la información en cada medio utilizado”. De esa forma, todo el mundo se mantendrá al tanto.

PRIORIZA LO REMOTO

Pon en primer lugar al equipo “a distancia”, creando experiencias novedosas y útiles pensadas para el trabajo remoto. Primero, dándoles tranquilidad de poder estar conectados en un espacio laboral confiable. Para eso puedes usar herramientas como Microsoft Teams, plataforma de trabajo que esta compañía ha dispuesto gratuitamente por los próximos seis meses. Así podrás integrar a tus equipos para que trabajen en línea.

Crea un canal donde los empleados y empleadas puedan enviarse felicitaciones, como Slack, y usa cuantos emoticones alegres puedas. Considera también otros recursos que permitan celebrar los cumpleaños, los ascensos o simplemente donde las personas puedan compartir reflexiones o pensamientos sobre el trabajo o sobre la vida.

En definitva, si tienes un equipo presencial y otro remoto, piensa primero en las necesidades de los teletrabajadores – es más fácil que a la inversa.

PREPÁRATE PARA LOS CONFLICTOS

En el caso de que alguien presente un bajo rendimiento o problemas con el trabajo en equipo, en un entorno de oficina, se puede llamar a la persona a una habitación para enfrentar la situación cara a cara y lidiar con ella. ¿Cómo se hace eso si no cuentas con la posibilidad de la privacidad de una habitación? ¿Cómo despides a alguien de forma remota? ¿Cómo se toman medidas disciplinarias?

Es difícil, pero no es imposible. Solo se necesita más comunicación y más tiempo. Se necesita escribir un guion detallado para la llamada, pensando en todas las posibles interpretaciones y malentendidos que puedan causar las declaraciones, tratando de adelantarse a ellas. El guion debe abordar la intención de los involucrados, hablar sobre valores y pautas, y demostrar lógicamente la conclusión a la que se ha llegado.

RENUEVA TU COMPASIÓN

En la oficina, dado el carácter presencial, es más fácil mostrarse sensible con las necesidades de los compañeros de trabajo. Ya sea ofreciendo ayuda para comprar el almuerzo a alguien que está muy ocupado, o brindar apoyo ordenando su espacio de trabajo, hay diversas formas de mostrarse cercano. En un ambiente 100% digital, sin embargo, estas demostraciones de cercanía pueden cambiar, pero no deben desaparecer. Ten la costumbre de enviar emails y mensajes de texto afectuosos, quizás hasta regalar flores o giftcards a quienes más lo merezcan o necesiten.

A medida que apliques estas pautas, verás que el trabajo remoto no es un desafío a superar, sino una práctica con ventajas que conviene incorporar. Hoy todo el mundo está en línea y cada vez tendremos más organizaciones funcionando en modo remoto, incluso mucho después de que el brote de coronavirus retroceda.

Por esto, es bueno entender que al no vincular el trabajo o la colaboración a una ubicación física particular, avanzamos también en democratizar las oportunidades y abrir un mundo de nuevas posibilidades para un trabajo más flexible.