Imagina que compras un nuevo celular. Funciona perfectamente… excepto por el hecho de que, al final de cada día, el sistema operativo colapsa. ¿Seguirías utilizando ese teléfono dañado? Nosotros tampoco – lo devolveríamos a la tienda y exigiríamos uno nuevo, sin falla alguna. 

Sin embargo, muchas personas funcionan toda su vida con un sistema operativo defectuoso. Se llama “lista de tareas pendientes”. ¿Alguna vez has conocido a alguien que maneje su día usando una lista de cosas por hacer y realmente termine todo lo que dijo que haría?  

Despídete del estrés constante y la culpa tóxica por no chequear todos los ítems de esas listas agobiantes e interminables: la nueva moda es construir tu propio horario. Pero partamos por analizar qué está mal con las listas de tareas pendientes.

LAS LISTAS DE PENDIENTES PERPETÚAN ESTEREOTIPOS QUE NOS DAÑAN

Las personas devotas a las listas de tareas pendientes mantienen un registro actualizado de todas las cosas que prometieron hacer… pero al final del día, se sorprenden al descubrir que la lista se ha vuelto más larga, no más corta. Así, pasan toda su vida jurando que nunca hacen lo suficiente, a pesar de estar utilizando una técnica que -supuestamente- los hará más productivos. 

Debo estar haciendo algo mal. Es mi culpa. Nunca cumplo lo que me propongo. Pensamientos negativos de este tipo refuerzan la visión pesimista que tienes de ti mismo, desmotivándote a cumplir tus metas. 

Pero numerosos estudios han descubierto que cambios en la conducta requieren de cambios en la identidad: si quieres ponerte en forma, no puedes renunciar al gimnasio apenas un mes después de Año Nuevo –debes verte a ti mismo como un atleta, lo cual hará más fácil el compromiso de hacer ejercicio por el resto de tu vida. Si deseas lograr cambios sociales, no te limites sólo a votar –sé un activista e invita a los demás a votar también. Si deseas dejar de procrastinar pero te despistas fácilmente, no hagas promesas que luego romperás –sé una persona imposible de distraer.  

¿Qué tipo de identidad refuerza una lista de cosas por hacer siempre incompleta? El hecho de día tras día que no hagamos lo que decimos, finalmente nos pasa factura. Ante la constante disonancia entre lo que prometimos hacer y lo que realmente logramos, empezamos a vernos a nosotros mismos como el problema. Aceptamos una profecía autocumplida.

Por eso, aunque el cambio pueda parecer mínimo, hará la diferencia que necesitas. La adherencia al largo plazo de hábitos nuevos significa vernos a nosotros mismos de manera distinta. La identidad precede al comportamiento.

LAS LISTAS DE PENDIENTES, EN REALIDAD, TE DISTRAEN

Se supone que las listas de tareas nos mantienen concentrados. Pero en realidad no lo hacen. Usar listas de tareas pendientes conduce a más distracciones, no a menos. Para entender por qué, es importante entender primero qué es la «distracción».

Una distracción es cualquier acción que nos aleja de lo que queremos hacer. Lo contrario a la distracción no es la “concentración”, sino la “tracción”. Ambas palabras provienen de la misma raíz latina trahere, que significa «tirar». Ambas palabras también terminan con la misma palabra de seis letras, «acción», recordándonos que tanto la «tracción» como la «distracción» son acciones que decidimos tomar, no cosas que nos suceden al azar.

No podemos llamar a algo una distracción a menos que sepamos de qué nos está distrayendo. Por tanto, no podemos decir que nos hemos distraído a menos que hayamos definido, de antemano, qué es la tracción (lo que hay que hacer) para nosotros en ese momento. ¿Interesante no?

Jugar videojuegos o mirar televisión puede ser un acto de tracción si eso es lo que planeabas hacer con tu tiempo. Por el contrario, trabajar en una tarea que la mayoría de la gente consideraría “productiva” puede ser una distracción horrible si no es lo que te comprometiste a hacer con tu tiempo. 

Por ejemplo, incluso cuando sabías que tenías un gran proyecto inminente y necesitabas pasar la mañana trabajando en él para cumplir con la fecha límite, mirar tu lista de tareas pendientes te da permiso para escapar y hacer algo (cualquier cosa) más… “Oh! Mi lista de tareas dice que es hora de reorganizar los iconos de mi escritorio en carpetas por colores y alfabéticas”.

Las listas nos permiten distraernos con las tareas fáciles o urgentes a expensas del trabajo importante y las metas a futuro. Corremos cada vez más rápido en nombre de hacer las cosas, sin darnos cuenta de que vamos en la dirección equivocada. Y cuando nos damos cuenta de que no hemos asignado el tiempo necesario para trabajar en las tareas más importantes, lo justificamos diciéndonos a nosotros mismos, «de todos modos no queda tiempo suficiente» o «no estoy de humor». Y así, con unos cuantos clics o una nueva hoja en blanco, hacemos desaparecer el trabajo más duro, las tareas más pesadas, empujándolo todo al día siguiente. 

“Si tan solo me hubiera dedicado a ese proyecto importante cuando dije que lo haría”. En cambio, permitiste que una lista de tareas pendientes te distrajera con ocupaciones frívolas, haciéndote sentir engañosamente productivo cuando no quisiste hacer lo que debías. 

LAS LISTAS DE PENDIENTES LE QUITAN LA DIVERSIÓN A LA VIDA

Finalmente, y quizás lo más molesto de todo, es lo que las listas de tareas le hacen a nuestro tiempo libre y que podemos llamar la “Tiranía de las Tareas Pendientes”. 

Suena grave, pero no temas: nadie ha sido decapitado por desafiar a su lista de tareas pendientes. Pero las listas nos hacen perder la cabeza de otras maneras – ocupando nuestras mentes, estresándonos e interrumpiendo el disfrute de nuestro día a día. Las tareas inconclusas son capaces de invadir tus pensamientos y tu tiempo libre, haciendo imposible escapar de todas las cosas que aún quedan sin hacer en tu lista. Puedes sentarte para una cena agradable con tu familia, sólo para comenzar a pensar en todas las cosas que te quedan sin hacer en tu lista de tareas pendientes. Más tarde, cuando jugas con tus hijos, las casillas sin marcar te atormentan y a veces te mantienen despierto por la noche lleno de preocupación.

Un estudio reciente descubrió que el pensamiento intrusivo, incluido el pensar en lo que «deberíamos» estar haciendo, puede acabar con el disfrute de los placeres más importantes de la vida. La tiranía de las listas de quehaceres proviene no sólo de su poder para hacernos perder el tiempo mientras trabajamos, sino también de su capacidad para apoderarse de nuestras mentes mientras intentamos simplemente vivir.

Por ejemplo, investigaciones acerca del manejo del tiempo demuestran que los estadounidenses subestiman con creces la cantidad de tiempo libre que tienen: tanto las madres como los padres de varias naciones occidentales pasan mucho más tiempo con sus hijos que las generaciones anteriores y, sin embargo, aunque tienen tiempo para ver un promedio de casi 5 horas de televisión todos los días, reportan sentirse muchísimo más ocupados.

Pasamos mucho tiempo «relajándonos» cuando, irónicamente, nos sentimos menos relajados que nunca, incluso cuando nos tomamos un descanso. Hemos olvidado cómo se siente el tiempo libre, pues dejamos que las listas de pendientes nos mantengan siempre ocupados.

LA MEJOR LISTA ES LA QUE HACES CON UN HORARIO

Para liberarte de la “tiranía de la lista de tareas pendientes”, debes romper el hábito de mirar tu lista para que te diga qué hacer. Entonces, ¿cuál es la alternativa? Es hora de actualizar tu sistema y crear un calendario semanal.

Mantener un horario parece simple, pero la mayoría de la gente no lo hace (o no lo hace correctamente). Colocan una reunión o dos en su calendario y dejan el resto en blanco. Un mejor enfoque es utilizar lo que los psicólogos denominan «establecer una intención de implementación«, un término elegante para decidir qué vas a hacer y cuándo lo harás. 

La única forma de saber la diferencia entre tracción (lo que dijiste que harías) y distracción (cualquier otra cosa) es planificar de antemano cómo vas a gastar tu tiempo.

Mantener un calendario no sólo es útil para las tareas relacionadas con el trabajo. Podemos usarlo para tener tiempo para nuestras relaciones importantes y para invertir en nosotros mismos. Estas son en definitiva sus ventajas:

1. Son mejores para la autoestima. Como hemos aprendido, medirse por la cantidad de casillas de pendientes que marcaste es una idea terrible que daña la imagen de ti mismo. La gente es pésima para predecir cuánto tiempo les llevará completar una tarea, de ahí nuestro fracaso habitual para terminar las tareas de nuestra lista de pendientes. De ahora en adelante, no te midas según lo que terminaste, sino por si hiciste lo que dijiste que harías, durante el tiempo que dijiste que harías, sin distracciones.

2. Minimiza las distracciones. A diferencia de una lista, que tiende a llevarnos a trabajar en tareas urgentes o fáciles en lugar de en trabajos importantes, se ha demostrado que decidir con anticipación cómo dedicarás tu tiempo genera menos distracciones. Un cronograma hace que sea más probable que mantengas el rumbo, ya que agregas una restricción de tiempo. Es decir, no tienes todo el tiempo del mundo para completar dicha tarea, por lo que es mejor no procrastinar. Cuando sabes que sólo tienes una hora para trabajar, te concentras más en lugar de dejarse tentar.

3. ¡Le devuelve la diversión a la vida! Utilizar un horario alivia la sensación de que deberías estar haciendo otra cosa. Si has programado una hora para jugar videojuegos, no hay ningún otro lugar en el que debas estar ni nada más que debas hacer. Finalmente puedes disfrutar del tiempo libre sin sentirte culpable. De hecho, trabajar cuando programes tiempo para divertirte ahora se convertiría en una distracción, ya que no es lo que planeas hacer con tu tiempo.

Si estás listo para convertirte a los horarios, únete al club siguiendo estos simples pasos. Recuerda, todos y todas tenemos las mismas 24 horas al día. El secreto de la productividad es planificar con minucia, y cumplir. Así que puedes anotar esto en tu lista de tareas pendientes: desechar es sistema de las listas de tareas pendientes para siempre.

Por Equipo Espacio Mutuo

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