¿Cuántas veces te ha ocurrido que te pones en la tarea de hacer un informe, una presentación o un video, y al momento de entregarlo te das cuenta que no era lo que se necesitaba? O bien, ¿alguna vez has encargado una tarea y luego sientes que no se entendió lo que habías pedido? Todas estas situaciones son comunes en equipos de trabajo, incluso en las relaciones con nuestras familias o amigos.

Durante el último año hemos debido enfrentar un escenario que nos ha puesto a prueba en diversos ámbitos, y sin duda uno de ellos tiene que ver con las nuevas formas de comunicarnos y de trabajar. Si bien existe consenso que se han facilitado muchas, cosas como destinar menos tiempo a los traslados, el teletrabajo nos ha desafiado en la importancia de la coordinación y la buena comunicación, ahora que no siempre estamos con las personas que trabajamos, a un puesto de distancia.

Es en este contexto cambiante que Alberto Blanco, Agile Coach de everis Chile, destaca el valor de la Agilidad: “los equipos ágiles siguen una serie de prácticas que les permiten aprovechar toda su diversidad para adaptarse a los cambios, mejorar continuamente y entregar valor a sus clientes lo más temprano y recurrente posible. Todo ello, inspirado en los valores y principios relacionadas con una mentalidad Ágil”. 

Alberto nos explica que es común que en un equipo de trabajo no siempre se entreguen los criterios claros de las cosas que se solicitan. “Por ejemplo, supongamos que un colega, que además resulta ser tu mejor amigo, te llama por teléfono o por Zoom y solicita ayuda en la edición de un video importante. Literalmente te dice: «por favor, ayúdame con la edición de un video importante, muy importante. Te pido que empieces a trabajar ahora mismo». Como se trata de tu gran amigo, le dices que «sí» automáticamente. Él responde «gracias, eres genial» y cuelga. Acto seguido, te encuentras en Google escribiendo «detalles del proyecto importante de mi mejor amigo» y comienzas, junto con tu equipo, a trabajar en el proyecto según los resultados de la búsqueda en Internet” explica.

¿Te hace sentido? Por más ilógico que luzca el ejemplo anterior, este tipo de situaciones ocurre más frecuente de lo que pensamos. El tema es que pasan desapercibidas, escondidas entre las cortinas del día a día, de lo urgente y de lo necesito para ayer.  Sin darnos cuenta, nos convertimos en editores de videos que no tienen video que editar, pero que aun así empezamos a editar de todas formas. ¿Qué cosa? No sabemos, pero ya lo averiguaremos. 

De esta manera, se comienza a trabajar en un proyecto sin los criterios claros o el brief adecuado de lo que se tiene que realizar, lo que provoca que se desperdicie el trabajo y la energía, demoras en la fecha de entrega y altos costos de oportunidad. 

Para lograr evitar este tipo de errores, Alberto nos entrega algunos consejos inspirados en las metodologías de trabajo de los equipos Ágiles:

1.- Acordemos lo que queremos

Genera siempre un acuerdo estableciendo las condiciones que debe reunir cualquier trabajo a realizar antes de comenzar a desarrollarlo. Dicho acuerdo se conoce en el mundo ágil como Definition of Ready (o simplemente DoR). 

Por ejemplo, un ítem de trabajo está listo para ser iniciado siempre y cuando podamos responder sí a las siguientes preguntas: ¿Tiene una prioridad clara? ¿Es el siguiente trabajo a realizar en orden de prioridad? ¿Entendemos por qué es importante realizarlo y sus beneficios potenciales? ¿Está registrado en nuestro tablero de trabajo? ¿Está lo suficientemente detallado? (Por ejemplo ¿tiene un título y una descripción clara?) ¿Ha sido discutido por el equipo y todos tenemos claridad de lo que se pretende hacer?

2.- ¿Cuándo está terminado?

Otro factor importante es tener claridad sobre los estándares para considerar que un proyecto está finalizado y listo para entregar. ¿Cuándo está listo el video para entregar? ¿Una vez editado? ¿Con la postproducción de audio? 

Acá se vuelve clave contar con Definition of Done (DoD), que se define como un acuerdo del equipo que establece las condiciones que debe reunir cualquier trabajo para poder declararlo como terminado. Por supuesto que la definición de DoD será variable y dependerá de cada uno los equipos de trabajo y estará determinada también por el tipo de proyecto que se esté desarrollando. 

Por ejemplo, un ítem de trabajo ha sido finalizado y puede entregarse potencialmente a su cliente o usuario siempre y cuando podamos responder sí a las siguientes preguntas: ¿El cliente/usuario puede obtener beneficios del trabajo sin que tenga que realizar tareas adicionales? ¿Ha sido revisado por dos o más compañeros para asegurar su calidad? ¿Los documentos relativos al trabajo están en el repositorio del equipo? ¿Cumple sus criterios de aceptación? (ver siguiente punto).

3.- ¿Cliente feliz?

Una cosa es tener la esperanza de que un trabajo cumpla con las expectativas del cliente y otra contar con la convicción de que cumplirá y sobrepasará las expectativas del cliente. 

Veamos el ejemplo: tu equipo ha terminado el importante video que tu mejor amigo había pedido. Todos los involucrados e interesados están reunidos en una sala virtual para presenciar la proyección. Al llegar a los créditos del video, tu mejor amigo comenta en su mejor postura de cliente: «la ejecución está perfecta y me encanta la historia, el problema es que no puedo usarlo porque no es apta para niños, es muy violento». 

Este es un claro ejemplo de lo importante de asegurarnos que al estar terminado nuestro trabajo, sea aceptado. Una cosa es tener la esperanza de que un trabajo cumpla con las expectativas de quien lo solicitó y otra es contar con la convicción de que cumplirá y/o sobrepasará las expectativas. Para esto, los equipos Ágiles establecen Criterios de Aceptación (Acceptance Criteria) que son un set de criterios particulares para cada ítem de trabajo que permiten asegurar que lo que vayamos a entregar funcione de acuerdo con lo esperado. 

Te recomiendo incorporar el paso de Criterios de Aceptación dentro de tu checklist de Definición de Listo (Definition of Ready). Esto te ayudará a garantizar que ningún ítem de trabajo comience a trabajarse sin haberse acordado este aspecto. 

Además, un buen consejo es mantener colaboración cercana con tu cliente/usuario: aun cuando se hayan plasmado los criterios, es importante mantener una comunicación continua con las personas involucradas e interesadas con el trabajo. «Contenido apto para niños» puede ser un criterio subjetivo que requiere conversación e incluso trabajar con prototipos.

Considerando estos consejos, los equipos podrán ser más eficientes al optimizar el tiempo, y entregar proyectos a los clientes que cumplan con sus necesidades y expectativas. Al mismo tiempo las personas estarán más contentas pues se fomenta el mantener buenas relaciones y un buen clima laboral. Porque ¿a quién le gusta trabajar equivocadamente y perder el tiempo?