SquareFoot es una empresa, localizada en Nueva York, dedicada a encontrar espacios de trabajo y oficinas para sus clientes alrededor del mundo. Hoy, sin embargo, la compañía ha debido enfrentar retos nuevos: con 60 empleados y empleadas, pero una oficina en Manhattan que sólo permite 27 personas con las medidas sanitarias pertinentes.

Por supuesto, SquareFoot no es la única empresa con el mismo conflicto: algunas ya han extendido las políticas de trabajo remoto para los empleados no esenciales hasta 2021, mientras que otras han anunciado recortes permanentes en el espacio físico de oficinas. Muchas compañías están adoptando un modelo «híbrido» de uso de la oficina, en el que los empleados dividen su tiempo entre el trabajo desde casa y el presencial.

Pero el modelo exige respuestas sobre qué es más importante: ¿permitir que sólo los equipos tengan tiempo juntos en persona o exponerse a colegas de otras partes de la empresa? ¿cómo ajustan los gerentes los horarios a medida que diferentes personas comienzan y terminan proyectos grupales? ¿todos tienen el mismo acceso al tiempo con el jefe y al tipo de visibilidad que generalmente conduce a promociones y reconocimiento?

Sí, SquareFoot no es la única empresa que se enfrenta al desafío. Pero sí es capaz de diseñar un modelo de trabajo óptimo para estos tiempos de pandemia, con la ayuda de Inteligencia Artificial.

EL ALGORTIMO QUE PODRÍA CAMBIARLO TODO

El negocio de SquareFoot consiste en desarrollar herramientas digitales para ayudar a los clientes a encontrar espacio para oficinas en ciudades concurridas. Ahora, esas mismas herramientas están siendo utilizadas para encontrar una solución viable a su propia crisis de espacio. ¿La clave? Han creado un algoritmo que pretende asignar los recursos de la oficina de la manera que mejor se adapte a las necesidades de las personas, los departamentos y la empresa en general.

La empresa comenzó encuestando a los jefes de departamento sobre las necesidades específicas de cada sector del negocio, centradas en 4 áreas clave: comodidades, ubicación, comunicación y desarrollo personal. Se sumergieron en los detalles, haciendo un inventario de las herramientas físicas que cada equipo necesitaba para realizar su trabajo, desde Internet de alta velocidad y softwares de licencia limitada hasta pizarras y acceso al transporte público.

 A su vez, investigaron el estilo de comunicación de cada departamento y la composición del personal, contando la cantidad de interacciones en persona e información pasiva que cada equipo requería, así como también la necesidad de proporcionar más capacitación y construcción de relaciones con los miembros individuales.

Con esos datos en la mano, SquareFoot construyó la herramienta de Inteligencia Artificial (IA) que determina su calendario: los empleados que desean tiempo de oficina envían una solicitud al sistema con al menos 24 horas de anticipación. Si más personas quieren usar la oficina de lo que permite el espacio, el sistema evalúa cada solicitud en función de ciertos factores, como la labor del empleado y la cantidad de tiempo de oficina que ha tenido durante esa misma semana.

El algoritmo es reactivo; responde a las solicitudes individuales de tiempo de oficina de los empleados, en lugar de llamar a personas o departamentos particulares a trabajar. También está diseñado para situaciones en las que la demanda de uso de la oficina excede la oferta, aunque aún no hay mucha gente lista para volver.

RETORNO, JUSTO Y SEGURO

“La parte más difícil es conciliar las perspectivas de todos los empleados sobre lo que significa estar ‘seguro’ cuando tenemos información limitada y contradictoria acerca de la transmisión del virus en el entorno de la oficina”, dice Michael Colacino, gerente de SquareFoot. “Cuando se hayan completado los estudios que correlacionan la transmisión del COVID-19 y el diseño de la oficina, tendremos al menos alguna base para tomar decisiones. En este momento, se trata principalmente de: «haz lo que te sientas cómodo haciendo», e incluso con una gran fuerza laboral (como la nuestra), no puedes administrar un negocio completamente a través del criterio personal de cada uno”.

Alex Alonso, psicólogo organizacional y director de la Society for Human Resource Management (SHRM) en Estados Unidos, dice que la pregunta más popular en este momento por parte de los gerentes de recursos humanos es cómo hacer que todos regresen a la oficina de una manera segura y justa.

Pues, no hay respuestas correctas: la solución se verá diferente para cada empresa, siendo esencial la innovación. “Si la intención es restablecer lo que se tenía, encontrarás que eso es oro de tontos, porque no existe«, dice Alonso. “Lo que hacen las personas que prosperan en este entorno es preguntarse: ‘¿cómo puedo hacer que mi cultura tenga éxito para poder reinventar mi empresa?'»

Dejando de lado los algoritmos, el experto sugiere que una opción es ofrecer incentivos a quienes estén dispuestos a trabajar en horarios “escalonados” o no tradicionales. Y si el horario no puede ser flexible, las empresas también podrían considerar ser creativas con el espacio: después de meses de videollamadas de Zoom, una reunión al aire libre -con mascarillas y distancia social- podría ser una bienvenida alternativa al trabajo virtual.

QUE NADIE SE QUEDE ATRÁS

Como señala Colacino, dejar que los mismos empleados decidan qué funciona mejor para ellos puede, al largo plazo, no ser el resultado ideal para las empresas. Dejar la decisión de venir a la oficina completamente a cargo del personal podría generar consecuencias no deseadas, como el aumento de las desigualdades en el trabajo.

Piénsalo: si los niños no pueden ir a la escuela, uno de los padres tiene que quedarse en casa con ellos, una tarea que ha recaído desproporcionadamente sobre las mujeres en la pandemia. Si se les dice a los empleados de grupos de riesgo que se queden en casa, estás afectando de manera desproporcionada a los trabajadores mayores y los inmigrantes. Y, sin embargo, el tiempo en persona en la oficina continúa asociándose a mayor reconocimiento, promociones y ascensos.

Las empresas que están lidiando con cómo repartir un espacio de oficina limitado, deben asegurarse de que cualquier sistema que se les ocurra cuente con la participación de todos los grupos de empleados a los que podría afectar, dice Karen Mangia, autora del libro “Working From Home: Hacer que la nueva normalidad funcione para usted”. Con las cosas cambiando tan rápidamente, Mangia recomienda reevaluar las políticas cada trimestre, para que sean más flexibles. «Lo que es de vital importancia es tener una variedad de voces en la mesa que ayuden a diseñar esos programas», dice Mangia. «Incluso con las mejores intenciones, sólo resolvemos lo que sabemos».

En SquareFoot, el algoritmo sigue siendo una obra en progreso. “Nos estaríamos engañando a nosotros mismos si pensáramos que podemos diseñar esto a priori para que sea perfecto. Así que nos reuniremos cada 2 semanas como equipo de gestión para reevaluar y reequilibrar según sea necesario”, dice Colacino. «La belleza de este sistema es que la ponderación puede cambiar sin que el algoritmo tenga que cambiar».

Con todo el cambio que las empresas y los empleados han soportado este año, la certeza sobre cualquier cosa -incluso si sólo se trata de saber cuándo un escritorio está desocupado-, podría ser un beneficio adicional que se agradece. “Los trabajadores están admitiendo que los niveles de estrés son más altos que nunca porque no saben cuándo regresarán y cómo será cuando regresen”, dice Alonso. «Es un nivel de tolerancia a la ambigüedad con el que, sinceramente, no hemos tenido que lidiar en bastante tiempo». Y es que por más que la paciencia sea una virtud que se aprende y se practica, un algoritmo que ofrezca respuestas simples será siempre bienvenido.

Por Equipo Espacio Mutuo

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