Haz que los plazos te motiven, no que te abrumen

No hay duda alguna de que los plazos de trabajo pueden ser estresantes: cuando tienes demasiados, es normal sentirse abrumado. Y los plazos inminentes tienen la costumbre de fomentar apuros de último momento para llegar a la meta, como cuando los estudiantes pasan la noche en vela en un intento de lograr semanas de estudio en un puñado de largas horas cargadas de adrenalina.

Sin embargo, tampoco hay dudas de que los plazos pueden cumplir una función psicológica positiva; después de todo, sin ellos, es posible que muchas personas ni siquiera terminen sus tareas.

También se pueden ver pruebas del poder de los plazos en el «mundo real». Por ejemplo, en 2015, cuando la Fundación Nacional de Ciencias de Estados Unidos eliminó sus plazos bianuales habituales para la presentación de subvenciones en geociencias, como parte de un intento de ayudar al sobrecargado sistema de investigación de antecedentes, el efecto fue dramático: las presentaciones anuales cayeron un 59%. Sin la presión de una fecha límite, parece que muchos científicos carecieron de la urgencia y la motivación para entregar sus solicitudes.

A medida que los nuevos hallazgos de investigaciones arrojen luz sobre la psicología de los plazos, metas u objetivos en el trabajo, podemos aprender formas en que se pueden utilizar para aumentar la concentración y la perseverancia. 

GANAS DE GANAR

Parte del poder motivador de los plazos tiene que ver con lo que los psicólogos llaman «gradientes de objetivos»: cuanto más te acerques a completar una tarea, mayor será el beneficio que obtendrás por tu esfuerzo.

La psicóloga social Nira Liberman y sus colegas de la Universidad de Tel Aviv, en Israel, han estado estudiando los efectos psicológicos de los plazos. Para ayudarnos a entender los ‘gradientes de objetivos’, dan el ejemplo de cómo cuando lees el primer capítulo de un libro de 10 capítulos, te lleva sólo una décima parte del camino para completar el libro, pero cuando tienes 2 párrafos por delante, la misma o similar cantidad de esfuerzo de lectura te llevará un 50% más hacia la finalización. Parte del efecto motivador de una fecha límite es que te brinda retroalimentación constante sobre cuánto más te queda por recorrer hasta completar la tarea, lo que permite que los gradientes de objetivos tengan su efecto.

«Como queda menos tarea por hacer, cada unidad de esfuerzo se percibe como más efectiva porque cierra una mayor proporción de la brecha hacia la meta», escribe el equipo de Liberman. Un principio similar también ayuda a explicar por qué las donaciones caritativas aumentan a medida que un esfuerzo de recaudación de fondos se acerca a su objetivo.

IGNORAR LAS TENTACIONES

Otra teoría popular es que, a medida que nos acercamos a una fecha límite, o nos acercamos a completar una tarea, esto tiene el efecto de reducir los «costos de oportunidad»; en otras palabras, el atractivo de todas las otras cosas que podría estar haciendo en su lugar. Después de todo, si solo te queda una hora antes de la fecha límite para terminar de leer este artículo, no hay mucho más en lo que puedas usar el tiempo, así que mejor sigues leyendo. Sin embargo, sin esa línea en la arena, habría una cantidad casi infinita de cosas atractivas que podrías hacer en lugar de leer este artículo…  

El equipo de Liberman demostró recientemente el poder galvanizador de saber cuándo se terminará una tarea. Reclutaron a docenas de estudiantes universitarios para completar miles de pruebas de una complicada tarea mental basada en computadora que requería concentración constante. Todo el aburrido ejercicio tardó unos 90 minutos en completarse. Fundamentalmente, los investigadores proporcionaron a la mitad de los participantes retroalimentación constante sobre su progreso a través del ejercicio: cuántas pruebas tenían que realizar en cada bloque de 240 pruebas y, después de cada bloque, cuántos bloques les quedaban por hacer. Los otros participantes, por el contrario, no tenían idea de cuántas pruebas o bloques más tenían que hacer.

Hubo una diferencia sorprendente en el desempeño de los 2 grupos: los estudiantes que sabían cuánto más tenían que avanzar en la tarea, alcanzaron un nivel superior de desempeño máximo en términos de velocidad y precisión, y aún así declararon sentirse menos fatigados y más descansados. «Creemos que los participantes de nuestro experimento que no sabían cuándo terminaría la tarea conservaron sus esfuerzos», dijo Liberman. “Imagina emprender un viaje muy largo y tedioso sin final a la vista. En situaciones de incertidumbre, la gente tiende a pensar en el ‘peor de los casos’, por lo que en nuestro estudio hicieron una estimación sombría de cuánta energía necesitaban conservar». Por el contrario, añadió, como el otro grupo sabía cuándo iba a terminar la tarea, pudieron realizar un “esfuerzo final”, similar a cómo los maratonistas pueden aumentar su esfuerzo en el último kilómetro o cuando ven la línea de meta en la distancia.

Maayan Katzir, colaboradora de Liberman, sugiere que una alternativa a los plazos es proporcionar al personal “indicaciones leves de progreso”, especialmente cuando se acerca la finalización de la tarea. «Por ejemplo», dijo, «si un equipo necesita producir una cierta cantidad de unidades, entonces, sin imponer una fecha límite, simplemente informar a todos sobre el progreso hacia el final podría conducir a una leve mejora en la motivación».